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第2617期【精益生產咨詢】工作中如何完善SOP使流程更簡單? 發布時間:2024-10-21        瀏覽:

工作中如何完善SOP使流程更簡單?

 

企業在快速發展的同時急需新鮮血液補充進來,但隨之而來的人員日常培訓也成了最大的問題??赡軙媾R員工的知識面參差不齊,個性差別明顯問題。

 

可能會面臨培訓缺乏專職培訓人員、培訓周期長、而就是專業的培訓人員一線知識也相對偏少問題。

 

還有如果是老員工帶新員工或者師傅帶徒弟的話,存在不可能面面俱到、培訓時間短、傳承效果差等很多問題。

 

“木受繩則直,金就礪則利”。

 

說起管理“靠人不如靠制度”是大家基本的共識,企業核心的競爭力是執行力,但是執行力的完美貫徹,靠的是完善的制度,可見制度的重要性。

 

落實到人員日常培訓,何嘗不是一樣!其實最好的SOP就是最好的師傅。

 

01

什么是SOP(標準作業程序)

 

所謂SOP,是Standard Operation Procedure三個單詞中首字母的大寫,即標準作業程序(標準操作程序),就是將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來,用來指導和規范日常的工作。

 

SOP的精髓,就是將細節進行量化,用更通俗的話來說,SOP就是對某一程序中的關鍵控制點進行細化和量化。

 

縱觀目前企業SOP體系可能會存在以下問題:

 

近期發現了一個非常普遍的現象:不按SOP作業。這樣的事情幾乎每天都在發生。為什么不按SOP作業呢?為什么發生頻率如此之高呢?到底是哪里出了問題呢?

 

究其原因,可能有如下幾個方面:

 

1、SOP過于簡單,步驟和要求描述不清楚,導致員工看不懂

 

還記得有人曾經說過:“SOP是寫給作業員看的,一份好的SOP是任何識字的人都可以看懂的,即使是打掃衛生的清潔工,也能夠看懂”。

 

SOP應該是從動作的開始到動作的結束,中間的每一個動作、每一個規格都要有詳細的說明,每一種不良現象都要有良品和不良品的圖片。只有詳細的定義,才能讓所有的員工看得懂,不會有任何的疑問,才能按照SOP作業。

 

2、有些操作并沒有SOP體現,SOP內容不合理

 

想想你自己所在崗位范圍內,是不是每項操作都有對應的規程規定。我想肯定是有缺失的。如果操作沒有指導,哪怕是一些看似很簡單傻瓜似的操作,不同的人可能就會產生不同的操作。

 

如何去避免?

 

SOP中的每一個流程、步驟、定義的時候應該要有依據,不是寫SOP的人想隨便定義就可以的,最基本的一點就是要考慮員工作業的適用度。

 

3、SOP文件合并、交叉、界限模糊

 

有時企業SOP體系看是很龐大復雜、齊全。但是有時想去了解一個操作,卻又不是很好找,有的大而概之囊括了很多操作,有的各個部們都通用一份。

 

其實使用起來要求細節等還是有很多差別,有的也存在這份有規定另外一份也有規定,界限模糊。

 

4、當員工發現按SOP作業很不順暢時,會怎么辦

 

是克服困難按SOP作業?還是按照自己的方式去作業?員工會將這個訊息反饋給組長嗎?

 

大多數情況下,員工是不會主動反饋的,因為他們在流水線上埋頭苦干,幾乎沒有喘息的機會,更何況去主動反應問題呢。

 

這個時候就需要我們的IPQC和組長主動站出來,不僅要有發現問題的眼睛,還要有主動分析和改善的行動。

 

調查員工為什么覺得操作困難,為什么不按SOP作業?真的是SOP要求的不合理,還是員工自創的新方法會比較合理順暢?是否所有員工都覺得此新方法比較好?是否應該通知IE來評估新方法的可行性及品質風險?

 

按照SOP作業,對于員工來說是一件最普通最簡單的小事,但是背后會引申出很多問題,這些問題不僅與一線的制造部門相關,和輔助部門(品質、IE、PE、TE等)也是息息相關的。只有各部門通力合作,才能把小事做對做好,這樣才能提升產品的品質。

 

5、該獨立出來的沒獨立出來寫的比較粗放,內容形式流程化,不具備可操作性

 

有些平常其實需要的操作,需要好好的操作,沒有單獨拿出來說。內容也比較粗放,不具有代表性。

 

SOP結構固化,千篇一律,內容也比較死板、不夠形象,真正去拿著操作的話完全不具備可操作性,讓人細節上這樣操作也行那樣操作也行。

 

回想下你們企業出現的大大小小的偏差,有多少偏差是因為SOP文件規定不詳細造成的呢。如果規定的細一點是不是可以避免?“做你所寫,寫你所做”簡簡單單的八個字,真真切切做到的有幾個?

 

02

如何完善我們的SOP

 

1、集中資源,多方配合

 

首先起草SOP應該是一個多部門參與的事情,一定要匯集一線班長、車間QA、車間副主任一起討論甚至大家一起會審的結果,避免一個人寫,審核的時候走形式沒起到審核作用。

 

當然這些初期需要投入大量的精力,但是一旦搞好了后面節約是更多的時間和成本。

 

2、從面到點,理清需求

 

起草SOP時一定要統一管理,整體布局。生產管理類的、質量設備類的、安全類的分門別類。

 

生產會有哪些操作,是不是都有對應的規程,設備有哪些,是否都有對應的操作維護清潔等等。列出一個詳盡的需要起草的SOP清單,避免遺漏,交叉。

 

3、杜絕經驗傳導

 

這個必須得單獨拿來說說,很多新工新入廠的時候可能會遇到這樣那樣的老師傅、牛人、或者領導。

 

跟你說起操作的時候說這個該這樣搞那個該那樣搞,傳授一些他們工作中積累的一些經驗。有的師傅還以此為榮。然后當你去查看SOP的時候,并沒有說明。這個一定要避免。

 

為什么不把這些經驗寫到SOP上,如果這人走了怎么辦,這些經驗也帶走了,萬一言傳的過程出現偏差,經驗也就變成了偏差。嚴格按照規定流程辦事!實際操作沒有什么只可意會不能言傳的東西。

 

4、一定要詳細再詳細,具有可操作性

 

我們不是為了寫SOP應付檢查而寫SOP,既然寫出來了一定要詳細再詳細。有些東西你不規定出來就有可能出偏差,只要你規定的足夠詳細了,我想只要員工有一定的認知能力,就不會出問題。

 

5、形象化

 

從表現形式上來說視頻>圖像(3D)>圖像(2D)>圖表>文字。

 

在SOP的內容表述中不要局限于文字,有視頻附件的盡量帶視頻附件,有三維圖形解釋標注的一定要每步都標注,盡量多畫圖、配實物圖,不要以自己的理解度去完成SOP,把你培訓的員工想象這一個對這個操作完全不知道的人,降低理解難度。

 

6、認真對待你寫的每一句話

 

仔細斟酌寫的每一句話,有沒有指導精準,操作過程中是不是員工這樣操作也行那樣操作也行,有沒有前后邏輯錯誤等等。

 

制定下來的SOP也并非一成不變,如果在實際生產過程中如果操作需要改變也應該及時的進行修正。

 

7、操作類的SOP放一份在現場

 

有些SOP不是放在文件柜里面的,現場一定要有,操作前后看一看。有時細節不確定及時確認。確定了的也可以翻看反復強化。真正起到指導作用。

 

不僅操作類的,日常管理,質量管理類的SOP體系都是一樣。文末想起前任西點軍校校長戴夫•帕爾默曾經說過的一句名言:“隨便給我一個人,只要不是精神分裂癥,我就可以把他培養成為世界上最偉大的領導者。

 

可見完善制度和執行力的重要性。就SOP體系而言,一套完善的SOP體系就是一個企業的管理水平的直接體現,是別的企業不可取代的財富啊。

 

當然理想很豐滿,現實可能很骨感,做好一些事情要推動起來還得各方努力才行。希望質量人們不忘初心,砥礪前行,在質量的道路上越挫越勇!

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